Virtual Office VS Kantor Konvensional: Apa Bedanya?

Pengantar

Sering mendengar istilah virtual office?

Apa sih virtual office itu dan apa perbedaannya dengan kantor konvensional pada umumnya.

Penjelasan mengenai pengertian virtual office dapat disimak dihalaman ini. Nah, untuk summary perbedaannya dengan kantor konvensional, yuk simak tulisan ini sampai habis!

Perbedaan Virtual Office dengan Kantor Konvensional

1. Fisik Kantor

Sesuai dengan namanya 'virtual office' adalah bentuk kantor non-fisik atau virtual, dimana penyewa hanya berhak atas alamat kantor namun tidak berhak atas fisik kantor/gedung. Berbeda dengan jika kamu menyewa kantor konvensional, kamu berhak atas kantor/gedung secara fisik, berhak mengubah desain, susunan layout ruangan, dan bentuk fisik lainnya.

2. Biaya Sewa

Dengan menggunakan virtual office, kamu dapat menghemat pengeluaran untuk biaya sewa yang sangat signifikan. Sehingga biaya yang digunakan untuk sewa bangunan, serta instalasi kantor dapat dialokasikan ke keperluan bisnis kamu yang lainnya.

Jika kamu ingin mendirikan bisnis/perusahaan baru maupun mencari alamat kantor baru yang lebih strategis, kamu dapat memilih virtual office yang harganya lebih terjangkau. Jika dibandingkan dengan kantor konvensional, biaya yang dibutuhkan jauh lebih tinggi dan memerlukan biaya yang lebih agar mampu menyewa tanah dan membuat bangunan yang luas.

3. Biaya Operasional

Apabila kamu menggunakan virtual office, beban atas biaya operasional kantor juga akan jauh lebih hemat hingga 70% lho. Mengapa begitu? Ya, karena biaya seperti beban listrik bulanan, membayar asisten untuk menjaga kebersihan (office boy/girl), asisten untuk menjaga keamanan (security/satpam), biaya air untuk operasional gedung dan biaya operasional maintenance lainnya tidak perlu kamu repotkan karena semua sudah ditanggung oleh penyedia virtual office. 

Sebaliknya jika kamu menggunakan kantor konvensional, apakah terbayang berapa biaya operasional bulanannya??

4. Resepsionis

Sebagai kantor yang profesional dan representatif, adanya resepsionis menjadi hal yang penting. Resepsionis dapat membantu perusahaan sebagai representatif/front office yang bertugas untuk menerima tamu, menerima telepon, dan mengurus adanya surat dan paket yang keluar dan masuk untuk perusahaan kamu.

Tentunya jika memiliki resepsionis, diperlukan budget lebih untuk memberikan gaji setiap bulannya dan memberikan fasilitas seperti karyawan lainnya, seperti BPJS, uang makan atau transportasi jika ada. Apabila perusahaan kamu baru berdiri, atau pendapatannya masih belum stabil, rasanya kurang bijak untuk memiliki resepsionis, karena budget tersebut diatas dapat dialokasikan untuk pengeluaran bisnis lainnya yang tentunya dapat lebih menguntungkan perusahaan. 

Dengan menyewa virtual office, kamu tidak perlu repot meng-hire resepsionis, melakukan training, serta membayar gaji dan tunjangan setiap bulannya. Layanan virtual office yang diberikan termasuk layanan resepsionis yang dapat meng-handle telepon, surat, dan paket untuk perusahaanmu.

5. Fasilitas

Perihal fasilitas, tentunya virtual office dapat memiliki fasilitas yang lebih lengkap dibandingkan kantor konvensional. Fasilitas virtual office inilah yang dapat mendukung kegiatan bisnis dan perkantoran perusahaan kamu menjadi lebih baik.

Selain itu kamu juga tidak perlu khawatir dengan kualitas dan kebersihan fasilitas tersebut, karena penyedia virtual office akan selalu menjaga dan merawatnya secara rutin. Fasilitas yang akan kamu dapatkan jika menyewa virtual office diantaranya ruang meeting, nomor telepon khusus (extension), layanan resepsionis, ruang kerja bersama (coworking), fasilitas podcast, dan lainnya.

Jika dibandingkan dengan kantor konvensional, fasilitas nya akan lebih terbatas, menyesuaikan dengan kebutuhan dan budget  perusahaan yang tentunya sudah dianggarkan oleh perusahaan.

Lebih lengkap mengenai fasilitas virtual office, silahkan cek disini.

6. Lokasi Kerja

Perbedaan virtual office dengan kantor konvensional yang paling signifikan yaitu terletak pada ruang kerja, dimana virtual office tidak memiliki ruang kerja khusus layaknya kantor konvensional.

Jika menggunakan virtual office, kamu hanya perlu menyediakan laptop/perangkat mobile lainnya dan koneksi internet saja, dan kamu bisa bekerja darimana pun kamu berada seperti di cafe, perpustakaan, toko buku atau lokasi lainnya.

Jika virtual office yang kamu sewa menyediakan fasilitas ruangan meeting, kamu pun dapat memanfaatkannya untuk meeting bersama team atau klien kamu agar meeting menjadi lebih kondusif. Dan tentunya tidak perlu repot karena semua fasilitas meeting sudah disediakan oleh pihak virtual office.

Lain halnya jika kamu memilih kantor konvensional maka kamu hanya terpaku pada satu tempat untuk bekerja, dimana semua pekerja juga bekerja diruangan yang sama. Dan kantor tersebut akan menjadi wajib hukumnya digunakan bagi para karyawan karena sudah membayar biaya sewa atas kantor tersebut.

7. Kemudahan Pengurusan Izin

Sebagai pebisnis, tentunya kamu akan mencari lokasi yang strategis sebagai alamat bisnis kamu. Namun apakah alamat tersebut berada dilokasi yang sesuai dengan zonasi perkantoran atau belum? Info mengenai zonasi dapat dilihat disini

Penyedia virtual office tentunya sudah memastikan bahwa lokasi virtual office mereka berada di zona perkantoran, sehingga akan lebih mudah dalam pengurusan beragam izin usaha. Jika kamu menggunakan kantor konvensional, mungkin kamu memiliki alamat yang benar strategis, namun jika zonasinya salah, maka kemungkinan besar kamu akan mengalami kendala dalam pengurusan perizinan dan proses waktu yang dibutuhkan juga biasanya lebih lama.

8. Fleksibilitas dan Produktivitas Kerja

Bekerja dengan menggunakan virtual office akan lebih menguntungkan dari segi fleksibilitas kerja. Mengapa demikian? Tidak adanya jam kerja khusus layaknya di kantor konvensional, yang harus mulai misal dari jam 8 pagi hingga 5 sore, waktu yang kamu gunakan akan menjadi lebih efisen dan fleksibel. Kamu akan dapat lebih mudah untuk mengontrol pekerjaan kamu dan menetapkan prioritas.

Sedangkan jika menggunakan kantor konvensional, jika memiliki keterbatasan waktu namun terhambat dengan hal-hal yang tidak dapat dikontrol seperti akses jalan macet, yang tentunya dapat menghabiskan waktu dan tenaga pada saat perjalanan sehingga kerja kamu menjadi kurang produktif.

9. Keuntungan

Dari beberapa poin diatas, kamu mendapat gambaran bukan? kalau menggunakan kantor virtual office akan memberikan lebih banyak keuntungan dibandingkan kantor konvensional.

Kesimpulan

Virtual office memiliki banyak keuntungan dan terbukti dapat menghemat biaya operasional perusahaan senilai puluhan juta hingga ratusan juta rupiah, dibandingkan jika  kamu menyewa kantor konvensional yang membutuhkan biaya yang tentunya besar.

Berikut ini rangkuman perbedaan virtual office dan kantor konvensional yang dapat kamu pelajari.

Berikut kami rekomendasikan kepada kamu, virtual office dengan fasilitas lengkap dan biaya yang murah, serta bebas meeting disemua lokasi di Jakarta. Tersedia 5 lokasi di semua Jakarta, yaitu Jakarta Selatan, Jakarta Pusat, Jakarta Barat, Jakarta Utara maupun Jakarta Timur. Klik disini untuk info lengkapnya.

Penulis

Debby Rahmi

Debby adalah Partner Office di Infiniti. Memiliki pengalaman sebagai operation manager yang fokus pada customer. Debby bertanggung jawab atas operasional Divisi Office untuk memastikan pelayanan yang terbaik

Ketentuan Pengutipan Website

Apabila kamu ingin mengutip tulisan dari Infiniti kamu bisa atribut penulisan sumber dengan format dibawah ini:

---

⬇️ ⬇️ Copy paste ⬇️ ⬇️

Debby Rahmi. "Virtual Office VS Kantor Konvensional: Apa Bedanya?". Infiniti Blog [tanggal kamu akses]. https://infiniti.id/blog/office/virtual-office-vs-kantor-konvensional-apa-bedanya