Sudah Punya API? Apakah Perlu INSW? Begini Penjelasannya!

Pengantar

Banyak pelaku usaha yang baru merintis kegiatan impor sering menganggap bahwa memiliki Angka Pengenal Importir (API) saja sudah cukup untuk bisa memasukkan barang dari luar negeri. Padahal, dalam praktiknya, ada satu sistem lagi yang tidak kalah penting untuk diurus: Indonesia National Single Window (INSW).

Pertanyaan "sudah punya API, apakah masih perlu INSW?" adalah pertanyaan yang sangat wajar, karena keduanya sama-sama berkaitan dengan aktivitas impor tetapi memiliki fungsi yang jauh berbeda. Artikel ini akan menjelaskan secara tuntas apa itu API dan INSW, dasar hukum keduanya, perbedaan fungsinya, serta jawaban pasti apakah importir yang sudah mengantongi API tetap wajib mendaftarkan hak akses INSW sebelum bisa benar-benar melakukan kegiatan impor secara legal.

Dasar Hukum API dan INSW

Ketentuan mengenai API diatur dalam Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 75 Tahun 2018 tentang Angka Pengenal Importir. Salah satu pasal kunci yaitu Pasal 9, menegaskan bahwa NIB yang diterbitkan oleh Lembaga OSS berlaku juga sebagai API, sehingga importir tidak perlu lagi mengurus API secara terpisah selama telah memiliki NIB dengan KBLI impor yang sesuai.

Sementara itu, INSW diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 44 Tahun 2018 tentang Indonesia National Single Window, yang menggantikan Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2008 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2012. Perpres ini mengatur kewajiban setiap pengguna portal INSW untuk memiliki hak akses, menjaga keamanan data yang ditransaksikan, serta menyediakan jejak audit atas seluruh transaksi yang dilakukan melalui sistem tersebut.

Kedua regulasi ini berjalan beriringan namun mengatur objek yang berbeda: Permendag 75/2018 mengatur siapa yang berhak menjadi importir, sementara Perpres 44/2018 mengatur bagaimana proses dokumen impor tersebut ditangani secara elektronik lintas instansi pemerintah. Memahami perbedaan dasar hukum ini penting agar pelaku usaha tidak keliru menganggap salah satu izin sudah mencakup kewajiban yang lain.

Selain dua regulasi utama tersebut, pelaksanaan teknis INSW juga diperkuat dengan sejumlah peraturan turunan dari Kementerian Keuangan dan Kementerian Perdagangan, termasuk ketentuan mengenai pengelolaan portal INSW dan kewajiban pengguna portal sebagaimana diatur dalam peraturan menteri terkait. Bagi pelaku usaha yang ingin memastikan kepatuhan penuh, sebaiknya selalu merujuk pada regulasi resmi yang berlaku dan tidak hanya mengandalkan informasi dari sumber tidak resmi.

Lihat juga: Paket Pendirian PT termurah dan terlengkap, gratis API

Apa Itu API (Angka Pengenal Importir)?

Angka Pengenal Importir (API) adalah identitas resmi yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan atau perorangan yang akan melakukan kegiatan impor barang ke wilayah pabean Indonesia. Tanpa API, secara hukum sebuah entitas usaha tidak berhak melakukan aktivitas importasi, sekalipun sudah memiliki badan usaha yang sah.

API terbagi menjadi dua jenis, yaitu API-U (Angka Pengenal Importir Umum), yang diperuntukkan bagi perusahaan dagang yang mengimpor barang untuk diperjualbelikan kembali, dan API-P (Angka Pengenal Importir Produsen), yang diperuntukkan bagi perusahaan yang mengimpor barang sebagai bahan baku, bahan penolong, atau barang modal untuk keperluan produksi sendiri, bukan untuk dijual kembali.

Sejak berlakunya sistem Online Single Submission (OSS), proses mendapatkan API sudah jauh lebih sederhana. Importir tidak perlu lagi mengajukan permohonan API secara terpisah ke Kementerian Perdagangan, karena Nomor Induk Berusaha (NIB) yang diterbitkan melalui OSS secara otomatis berfungsi sekaligus sebagai API, selama pelaku usaha memilih Kelompok Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) yang sesuai dengan kegiatan importasi.

Meski proses penerbitannya sudah terintegrasi dengan NIB, penting dipahami bahwa API tetaplah identitas administratif yang menyatakan "siapa yang berhak mengimpor?". API belum menjawab pertanyaan tentang bagaimana proses dokumen impor tersebut diverifikasi dan diproses secara elektronik lintas kementerian dan lembaga dan di sinilah peran INSW menjadi relevan.

Apa Itu INSW (Indonesia National Single Window)?

Indonesia National Single Window (INSW) adalah sistem elektronik nasional yang mengintegrasikan proses penanganan dokumen kepabeanan, dokumen kekarantinaan, dokumen perizinan, dokumen kepelabuhanan/kebandarudaraan, dan dokumen lain terkait ekspor, impor, dan logistik nasional ke dalam satu portal tunggal. Tujuannya adalah mempercepat proses ekspor-impor, menurunkan biaya perdagangan melalui pengurangan hambatan administratif, serta meningkatkan koordinasi antar kementerian dan lembaga terkait.

Secara sederhana, jika API adalah KTP yang menyatakan identitas importir, maka INSW adalah "gerbang elektronik" tempat seluruh dokumen impor tersebut diverifikasi secara lintas instansimulai dari Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, instansi penerbit perizinan seperti Kementerian Perdagangan dan Kementerian Pertanian (untuk karantina), hingga otoritas pelabuhan dan bandar udara.

Untuk dapat menggunakan portal INSW, setiap pelaku usaha baik importir, eksportir, Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK), maupun pihak lain yang terlibat dalam rantai logistik wajib memiliki hak akses INSW terlebih dahulu. Hak akses inilah yang memungkinkan perusahaan mengunggah dan memproses dokumen seperti Pemberitahuan Impor Barang (PIB), Laporan Surveyor (LS), maupun Persetujuan Impor (PI) secara elektronik.

Tanpa hak akses INSW, dokumen-dokumen impor tersebut tidak dapat diproses secara elektronik lintas instansi, sehingga proses customs clearance di pelabuhan maupun bandar udara berpotensi tertahan meskipun perusahaan yang bersangkutan sudah mengantongi API atau NIB yang sah.

Perbedaan Fungsi API dan INSW

Agar lebih mudah dipahami, berikut perbandingan fungsi API dan INSW dari beberapa aspek penting yang relevan bagi importir.

Dari tabel di atas terlihat jelas bahwa API dan INSW bukan dua hal yang saling menggantikan, melainkan dua komponen legalitas yang saling melengkapi. API menjawab pertanyaan "apakah perusahaan ini boleh mengimpor", sedangkan INSW menjawab pertanyaan "bagaimana dokumen impor perusahaan ini diproses secara resmi oleh negara". Kedua-duanya wajib dimiliki secara bersamaan oleh importir yang ingin menjalankan kegiatan impor tanpa hambatan administratif.

Sudah Punya API, Masih Perlu Daftar INSW? Ini Jawabannya

Jawaban singkatnya: ya, tetap perlu. Memiliki API atau NIB yang berfungsi sebagai API hanya menyatakan bahwa perusahaan Anda sah sebagai importir. Namun, untuk benar-benar dapat menjalankan proses impor mengajukan Pemberitahuan Impor Barang (PIB), mendapatkan Persetujuan Impor (PI), hingga menyelesaikan customs clearance di pelabuhan, perusahaan tetap wajib memiliki hak akses INSW yang terdaftar dan aktif.

Ilustrasi sederhananya begini: memiliki API seperti memiliki SIM (Surat Izin Mengemudi) yang menyatakan Anda boleh mengemudikan kendaraan. Namun, untuk benar-benar melintas di jalan tol, Anda tetap memerlukan kartu e-toll atau akses sistem pembayaran elektronik tersendiri. SIM dan e-toll adalah dua hal berbeda yang sama-sama dibutuhkan agar perjalanan bisa berjalan lancar persis seperti hubungan antara API dan hak akses INSW.

Dalam praktiknya, banyak perusahaan yang baru menyadari kebutuhan mendaftarkan hak akses INSW justru ketika barang impor mereka sudah tiba di pelabuhan, namun dokumen tidak bisa diproses karena sistem tidak mengenali akun perusahaan tersebut di portal INSW. Situasi ini berpotensi menimbulkan biaya tambahan seperti biaya demurrage (denda keterlambatan pengeluaran kontainer) di pelabuhan, yang sebenarnya bisa dihindari apabila hak akses INSW sudah disiapkan sejak awal, bahkan sebelum barang dikirim dari negara asal.

Oleh karena itu, urutan yang ideal bagi calon importir adalah: pertama, memastikan NIB dengan KBLI impor yang sesuai sudah terbit (yang otomatis berfungsi sebagai API); kedua, mendaftarkan hak akses kepabeanan di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai; dan ketiga, mendaftarkan hak akses INSW agar seluruh dokumen impor dapat diproses secara elektronik tanpa hambatan lintas instansi.

Baca juga: Wajib Tahu! PMK 37/2025 Atur Pajak E-Commerce Baru, Jualan Online Kena Potongan Otomatis?

Risiko Jika Importir Hanya Punya API Tanpa Hak Akses INSW

Ketiadaan hak akses INSW meskipun perusahaan sudah memiliki API dapat menimbulkan sejumlah konsekuensi praktis yang cukup merugikan bagi kelancaran bisnis impor.

• Dokumen Pemberitahuan Impor Barang (PIB) tidak dapat diajukan secara elektronik, sehingga proses customs clearance tertahan di pelabuhan atau bandar udara.
• Barang impor berpotensi tertahan lebih lama di kawasan pabean, yang berujung pada biaya demurrage dan storage yang terus bertambah setiap harinya.
• Perizinan lintas instansi seperti Laporan Surveyor (LS) atau Persetujuan Impor (PI) tidak dapat diverifikasi silang dengan data kepabeanan, karena sistem antar instansi tersambung melalui portal INSW.
• Proses bisnis menjadi tidak efisien karena pelaku usaha harus mengurus secara manual ke masing-masing instansi, padahal tujuan awal INSW adalah menyederhanakan proses tersebut menjadi satu pintu elektronik.

Risiko-risiko di atas menunjukkan bahwa memiliki API saja tidak cukup untuk menjamin kelancaran operasional impor. Justru, ketiadaan hak akses INSW sering menjadi penyebab utama keterlambatan pengeluaran barang yang sebenarnya bisa dicegah dengan perencanaan legalitas yang lebih matang sejak sebelum kegiatan impor pertama dilakukan.

Cara Mendapatkan Hak Akses INSW bagi Pemilik API/NIB

Bagi perusahaan yang sudah memiliki NIB dengan KBLI impor (yang berfungsi sebagai API) namun belum memiliki hak akses INSW, berikut tahapan umum yang perlu ditempuh.

• Pastikan NIB perusahaan sudah terbit melalui sistem OSS dan mencantumkan KBLI kegiatan impor yang relevan dengan jenis barang yang akan diimpor.
• Ajukan pendaftaran hak akses kepabeanan ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) sebagai syarat awal sebelum mengakses portal INSW.
• Lakukan registrasi akun di portal resmi INSW (insw.go.id) dengan melengkapi data perusahaan, data penanggung jawab yang tercantum dalam NIB, serta dokumen pendukung yang dipersyaratkan.
• Lengkapi proses verifikasi nomor telepon dan email melalui kode OTP yang dikirimkan sistem, sebagai bagian dari prosedur keamanan akun INSW.
• Setelah hak akses disetujui, perusahaan dapat mulai mengajukan dokumen impor seperti PIB, PI, dan LS secara elektronik melalui portal INSW.

Proses pendaftaran ini memang dapat dilakukan secara mandiri oleh perusahaan. Namun, karena melibatkan sinkronisasi data antara NIB, hak akses kepabeanan, dan portal INSW, tidak jarang pelaku usaha mengalami kendala teknis seperti data yang tidak sinkron antar sistem atau dokumen pendukung yang kurang lengkap, yang pada akhirnya memperlambat proses impor itu sendiri.

FAQ

Apakah NIB otomatis bisa digunakan untuk mengurus INSW?
NIB yang berfungsi sebagai API adalah syarat dasar, tetapi hak akses INSW tetap harus didaftarkan secara terpisah melalui portal insw.go.id setelah hak akses kepabeanan di Bea Cukai disetujui.

Apakah API-U dan API-P memiliki kewajiban INSW yang sama?
Ya. Baik pemegang API-U maupun API-P sama-sama wajib memiliki hak akses INSW apabila ingin dokumen impornya diproses secara elektronik lintas instansi.

Berapa lama proses pendaftaran hak akses INSW?
Lama proses bervariasi tergantung kelengkapan dokumen dan kecepatan verifikasi oleh Lembaga National Single Window (LNSW), sehingga sebaiknya diurus jauh sebelum jadwal kedatangan barang impor pertama.

Penutup

Memahami perbedaan API dan INSW adalah langkah awal yang penting, tetapi memastikan keduanya benar-benar terdaftar dan sinkron satu sama lain adalah kunci agar kegiatan impor Anda berjalan lancar tanpa hambatan di pelabuhan maupun keterlambatan yang merugikan bisnis.

Infiniti.id siap membantu Anda mengurus seluruh proses legalitas impor secara end-to-end, mulai dari penerbitan NIB dengan KBLI impor yang tepat, pendaftaran hak akses kepabeanan, hingga registrasi hak akses INSW sehingga Anda bisa fokus menjalankan bisnis tanpa perlu pusing memikirkan detail administratif lintas instansi.

Penulis

Shari S. Warisman

Shari adalah Partner Legal di Infiniti. Memiliki banyak pengalaman dalam pendirian badan usaha khususnya market entry solution di Indonesia. Shari bertanggung jawab atas operasional Divisi Legal untuk memberikan pelayanan terbaik.

Ketentuan Pengutipan Website

Apabila kamu ingin mengutip tulisan dari Infiniti kamu bisa atribut penulisan sumber dengan format dibawah ini:

---

⬇️ ⬇️ Copy paste ⬇️ ⬇️

Shari S. Warisman. "Sudah Punya API? Apakah Perlu INSW? Begini Penjelasannya!". Infiniti Blog [tanggal kamu akses]. https://infiniti.id/blog/legal/sudah-punya-api-apakah-perlu-insw