Tips Produktif Bekerja Dengan Virtual Office

Saat ini semakin banyak perusahaan startup atau entrepreneur pemula yang menggunakan virtual office. Mereka sudah membuktikan sendiri bahwa dengan menggunakan virtual office biaya operasional perusahaan dapat di minimalisir dan hemat hingga 80%. 

Untuk mengetahui Apa itu Virtual Office cek disini.

Mengapa Virtual Office Semakin Diminati?
Biaya sewa kantor fisik yang mahal, semakin majunya teknologi informasi dan komunikasi yang mendukung konsep bekerja dari mana saja, dan beberapa faktor lain yang mungkin melatarbelakanginya.

Bekerja dari mana saja atau yang biasa dikenal dengan istilah Work From Anywhere bukan merupakan konsep yang baru, justru semakin dikenal dan banyak diminati. Dengan menjalankan konsep ini, karyawan atau team yang bekerja dalam suatu perusahaan tidak perlu datang ke kantor setiap hari untuk bekerja, melainkan dapat menyelesaikan pekerjaannya dari mana saja.

Hal-hal inilah yang juga sejalan dengan konsep virtual office. Team maupun karyawan pada perusahaanmu dapat bekerja darimana saja, namun perusahaan kamu tetap memiliki alamat di lokasi yang strategis dan prestisius. Tentunya pilihan ini akan sangat menguntungkan karena dapat menekan budget operasional perusahaan. Tidak perlu bayar sewa kantor fisik yang mahal, biaya maintenance kantor, biaya transportasi karyawan, dan lainnya.

Namun yang mungkin menjadi pertanyaan para pemilik bisnis (owner) atau pimpinan perusahaan, Apakah dengan menggunakan virtual office dan karyawan bekerja dari mana saja, team dapat bekerja secara produktif seperti selayaknya bekerja dari kantor?

Berikut #infinitips untuk tetap produktif meskipun menggunakan virtual office!

1. Kerjasama dan Komitmen Sebagai Team 

Dibutuhkan kerjasama dan komitmen dari pihak pemberi kerja maupun karyawan/team untuk saling memahami dan menyesuaikan pola kerja harian, dimana sedikit banyak pasti ada perbedaan apabila bekerja dari kantor atau dari mana saja.

Sebagai pimpinan atau pemberi kerja perlu membuat aturan mengenai mekanisme kerja harian, seperti menginformasikan jam kerja, hal-hal yang boleh/tidak boleh dilakukan selama jam kerja, capaian yang diinginkan dalam jangka waktu tertentu (deadline), dan informasi lainnya yang perlu disampaikan. Sehingga karyawan/team dapat memenuhi ekspektasi dari pimpinan tersebut.

Sebagai karyawan/team, harus memahami dan melaksanakan aturan yang telah disiapkan meskipun bekerja dari rumah atau dari mana saja. Tetap menjalankan kewajiban seperti bekerja di jam kerja, menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, bersedia untuk dihubungi di waktu jam kerja dan lain-lain agar tetap produktif meskipun tidak bekerja di kantor.

2. Sering Mengadakan Meeting Rutin

Untuk memantau pekerjaan yang dilakukan oleh team/karyawan dan memudahkan proses koordinasi dan komunikasi, sangatlah penting untuk mengadakan meeting rutin. Meeting rutin dapat dilakukan setiap minggu, setiap bulan, maupun periode lainnya seperti 3 bulanan, atau setiap kali ada project.

Perusahaan dapat memanfaatkan fasilitas kuota ruangan meeting yang disediakan oleh penyedia virtual office sebagai lokasi meeting rutin tersebut. Umumnya ruangan meeting yang tersedia sudah dilengkapi dengan fasilitas meeting yang mendukung, seperti koneksi internet, whiteboard, proyektor, maupun smart TV.

Manfaatkanlah fasilitas ruangan meeting yang tersedia untuk meningkatkan produktifitas team/karyawanmu.

3. Memanfaatkan Teknologi Dengan Maksimal

Saat ini banyak sekali tersedia beragam aplikasi yang mendukung produktifitas kerja team/karyawanmu meskipun mereka bekerja dari mana saja. Teknologi seperti cloud storage, aplikasi project management, aplikasi meeting online, adalah basic teknologi yang perlu diadaptasi oleh perusahaanmu.

Contoh aplikasi untuk cloud storage dapat menggunakan: Google Drive, Dropbox, maupun OneDrive. Untuk project management dapat menggunakan: Trello, Slack, maupun Notion. Sedangkan aplikasi untuk meeting online dapat menggunakan Whatsapp call group, Google Meet, Zoom, maupun Microsoft Teams. Selamat mencoba!

4. Menjaga Komunikasi Agar Selalu Lancar

Kunci dari semua yang berjarak adalah komunikasi. Dalam hubungan antar pasangan, keluarga, maupun hubungan antar rekan kerja, penting sekali untuk tetap menjaga komunikasi dan memastikan agar informasi tersampaikan dengan baik dan tepat waktu. Oleh karena itu diperlukan segala fasilitas pendukung yang dapat menjaga kelancaran komunikasi tersebut.

Selain ponsel, provider telekomunikasi, dan kuota internet yang tentunya harus tersedia dan mumpuni untuk melakukan komunikasi dengan baik, koordinasi dan hierarki antar karyawan dan team juga harus terjaga dengan baik, agar tidak terjadi miskomunikasi ataupun misleading.

5. Manfaatkan Fasilitas Virtual Office Dengan Sebaik-baiknya

Saat memilih virtual office tentunya kamu memilih dengan mempertimbangkan fasilitas yang ditawarkan. Gunakanlah fasilitas virtual office yang memang kamu dapatkan sesuai dengan biaya yang kamu bayarkan untuk mendukung produktifitas kerja karyawan/ teammu. Simak tips memilih virtual office disini.

Layanan resepsionis untuk handling telepon dan surat-menyurat, fasilitas live streaming atau podcast yang bisa dimanfaatkan untuk membuat konten/iklan tentang usaha kamu, layanan call forward untuk menghubungkan customer dengan team, bisa meeting di berbagai lokasi yang dimiliki virtual office adalah contoh dari fasilitas yang dapat kamu gunakan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan kamu. 

Cek disini untuk mengetahui fasilitas-fasilitas yang disediakan virtual office.

Fasilitas Infiniti Office Yang Dapat Meningkatkan Produktivitas Team Kamu

Berikut fasilitas virtual office yang disediakan oleh Infiniti Office yang dapat kamu gunakan untuk meningkatkan produktivitas kerja kamu dan team kamu:

1. Surat keterangan domisili gedung
2. Layanan resepsionis
3. Penerimaan surat & dokumen oleh resepsionis
4. Bebas meeting di semua lokasi Infiniti Office (Jakarta Barat, Timur, Utara, Selatan, Pusat)
5. Company Signage
6. Loker pribadi
7. GRATIS 60 jam kuota meeting room/tahun
8. Self service Pantry
9. GRATIS Fitur Live Streaming dan Podcast
10. Bisa PKP
11. GRATIS Akses Seminar Bisnis InfiniTalk

Penutup

Semoga #infinitips yang kami berikan dapat meyakinkan kamu dan team untuk menggunakan Virtual Office. Bahwa meskipun menggunakan virtual office dan berkantor dari mana saja kamu dan karyawan/team tetap bisa bekerja dengan produktif.

Infiniti menyediakan layanan Virtual Office dengan harga terjangkau, fasilitas lengkap, yang dapat mendukung operasional bisnis kamu!

Dengan harga mulai dari 2,3 juta rupiah mendapatkan banyak fasilitas seperti:

• pilihan lokasi alamat di Jakarta Selatan / Jakarta Barat / Jakarta Timur / Jakarta Utara / Jakarta Pusat;
• lokasi yang strategis;
• Surat Keterangan Domisili dari gedung;
• 60-90 jam kuota meeting room dalam 1 tahun;
• kapasitas ruangan meeting hingga 12 orang;
• bebas meeting di semua Jakarta di 5 lokasi Infiniti;
• fasilitas live streaming dan podcast;
• layanan handling surat menyurat,
• resepsionis yang responsif dan profesional layaknya resepsionis kantor sendiri;
• fasilitas call forward;
• parkir gratis di beberapa lokasi Infiniti;
• proses agreement cepat dan praktis! hanya 10 menit,
• dan proses bisa dilaksanakan dari rumah saja
  

Penulis

Debby Rahmi

Debby adalah Partner Office di Infiniti. Memiliki pengalaman sebagai operation manager yang fokus pada customer. Debby bertanggung jawab atas operasional Divisi Office untuk memastikan pelayanan yang terbaik

Ketentuan Pengutipan Website

Apabila kamu ingin mengutip tulisan dari Infiniti kamu bisa atribut penulisan sumber dengan format dibawah ini:

---

⬇️ ⬇️ Copy paste ⬇️ ⬇️

Debby Rahmi. "Tips Produktif Bekerja Dengan Virtual Office". Infiniti Blog [tanggal kamu akses]. https://infiniti.id/blog/office/tips-produktif-bekerja-dengan-virtual-office